Algumas vezes o dia a dia nas empresas pode ser agitado e muito corrido, e nem sempre tudo acontece exatamente como imaginamos. Isso é uma realidade comum e já aconteceu ou pode acontecer com todo mundo.
Imagine um cenário onde de repente você se depara com a devolução de uma mercadoria ou com um problema inesperado que acontece na entrega. Quando estes contratempos ocorrem, a melhor solução (em termos fiscais) pode ser a nota de devolução.
A nota de devolução é um documento que funciona como um recurso para regularizar esse tipo de situação e garantir que o processo de devolução da mercadoria ocorra da maneira mais correta possível.
Se você nunca ouviu falar desse tipo de documento, ou se não sabe muito bem como funciona, continue lendo o artigo porque vamos explicar em detalhes sobre como funciona a nota de devolução.
O que é uma nota de devolução?
Como o próprio nome diz, uma nota de devolução é basicamente um novo documento fiscal que precisa ser emitido quando ocorre a devolução de um produto.
Em uma empresa sempre existe situações em que diversas mercadorias entram e saem. E tanto para a entrada quanto para a saída de uma mercadoria, é necessário formalizar essas movimentações por meio de um documento fiscal.
Isso não apenas favorece o controle do estoque, mas também evita eventuais problemas fiscais.
No caso específico das devoluções, elas podem ocorrer pelos mais diversos motivos.
Mas o grande problema é que quando a mercadoria é vendida, o estabelecimento precisa emitir a nota fiscal correspondente.
Assim, quando ocorre uma devolução, é preciso registrar esse acontecimento por meio de um documento com valor fiscal justamente para mostrar que, apesar de a venda ter sido realizada e da nota fiscal correspondente ter sido emitida, a operação acabou não se concretizando de fato.
É nesse tipo de situação que a nota de devolução entra em cena.
Qual a diferença entre devolução e cancelamento?
Por mais que os termos pareçam semelhantes, no ambiente fiscal eles significam coisas distintas.
No caso do cancelamento de um documento fiscal, ele ocorre quando uma nota fiscal possuí algum erro ou vício. Nesse caso, o cancelamento da nota só pode ser realizado em até 24 horas após a autorização do documento pelo fisco.
No caso específico da nota de devolução, ela deve ser emitida quando houver a devolução de uma mercadoria.
Não existe um prazo predefinido para emiti-la, mas é importante ressaltar que o prazo para a emissão desse tipo de documento está relacionado com o prazo de garantia do produto.
Por que é importante emitir nota de devolução?
A legislação brasileira exige que todas as movimentações de mercadorias sejam registradas por meio de documentos fiscais.
A nota fiscal de devolução cumpre essa exigência legal, evitando assim eventuais problemas com o fisco.
Além disso, a nota de devolução ajuda a otimizar a gestão de estoque dos produtos, evitando problemas com potencial para comprometer a eficiência operacional da empresa.
Em alguns casos, a emissão de uma nota de devolução pode garantir a recuperação de impostos que já foram pagos, como por exemplo o ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços).
Nesse caso, ela é necessária para fazer a comprovação da devolução da mercadoria e a solicitação do crédito tributário correspondente.
Quem deve emitir a nota de devolução?
Quando falamos em nota de devolução, é sempre bom frisar que a responsabilidade pela sua emissão é sempre do fornecedor ou vendedor.
Contudo, se o cliente é uma empresa, ele também pode emitir a nota de devolução.
Para realizar a emissão da nota de devolução é necessário ter a chave de acesso da nota fiscal original, além, é claro, dos dados que já constam no documento.
Qual o CFOP para devolução de mercadorias?
Se você emite notas fiscais, certamente já se deparou inúmeras vezes com o CFOP, que nada mais é do que o Código Fiscal de Operações e Prestações.
Em termos simples, esse código funciona como um identificador da natureza de circulação dos produtos ou serviços.
A nota de devolução se baseia na nota de saída, mas com algumas modificações e informações extras para ajuste.
Nesse caso, é sempre bom ficar atento ao CFOP.
Por isso, caso tenha dúvidas sobre o CFOP correto a ser utilizado, busque informações junto à sua contabilidade.
No entanto, já adiantamos que alguns códigos são bastante utilizados nesse tipo de operação.
Por exemplo, para compradores que precisam emitir a nota a fornecedores, os códigos abaixo são os mais utilizados:
- 5201 ou 6201: mercadorias adquiridas por processos de industrialização;
- 5202 ou 6202: mercadorias destinadas à comercialização;
- 5553, 5556, 6553 ou 6556: esses códigos normalmente são utilizados para mercadorias que compõem o ativo fixo ou que são utilizados para consumo da própria empresa.
No caso de vendedores que precisam emitir nota de devolução para produtos que estão voltando, os códigos mais utilizados são os seguintes:
- 1202: destinados a devoluções de revenda dentro do estado;
- 2202: utilizado para devoluções de revenda em outros estados;
- 1201: devolução de venda de produção dentro do estado;
- 2201: devoluções de venda de produção em outros estados.
É importante frisar que além do CFOP, é preciso informartambémos tributos envolvidos e os valores listados.
Os erros mais comuns em notas de devolução
Como nem tudo são flores, alguns erros podem ocorrer no momento da emissão de uma nota de devolução:
Cadastro incorreto de CFOP
Como já foi mencionado anteriormente, o cadastro correto do CFOP é primordial no momento da emissão da nota.
Portanto, em caso de dúvida ou dificuldade para se enquadrar em algum dos códigos, procure orientação junto à contabilidade de sua empresa.
Certificado digital expirado
Para que a nota de devolução seja emitida, seu certificado digital deve estar dentro do prazo de validade.
Caso não esteja, surgirá um erro e você não conseguirá emitir a nota.
Preenchimento incorreto das informações
A falta de atenção no momento de preencher os dados da nota de devolução pode resultar na impossibilidade de sua emissão.
Por isso é sempre importante contar com um Software de automatização de notas fiscais eletrônicas para reduzir as chances de erros.
O que acontece se eu não emitir uma nota de devolução?
Deixar de emitir uma nota de devolução pode resultar em algumas consequências para o seu negócio. Por exemplo:
- Multas e penalidades: a falta de emissão da nota fiscal de devolução pode resultar em multas e outras penalidades impostas pelos órgãos fiscais. A legislação fiscal geralmente exige a emissão de notas fiscais para registrar todas as transações, incluindo as devoluções.
- Problemas com o fisco: a ausência de emissão de documentos fiscais pode gerar problemas com o Fisco, como auditorias e investigações. Isso pode resultar em complicações adicionais e possíveis sanções.
- Problemas contábeis: sem as respectivas notas de devolução, a contabilidade da empresa correrá o risco de ficar incorreta, pois as devoluções não serão registradas adequadamente. Isso poderá dificultar a gestão financeira e a geração de relatórios precisos do seu negócio.
- Impostos pagos em excesso: o descuido com a emissão das notas de devolução poderá levar a empresa a pagar impostos indevidos, já que não terá como comprovar que a mercadoria foi devolvida e, portanto, não gerou receita.
Agilize e otimize a gestão do seu negócio!
Se você deseja otimizar e agilizar a gestão do seu negócio, pode implantar um sistema de emissão automática de notas fiscais.
Um emissor automático de notas fiscais pode liberar você e a sua equipe para focar no que realmente importa para o sucesso do seu negócio.
Nesse sentido, o Notazz é a sua melhor opção, porque ele é um software que além de automatizar o processo de emissão de notas fiscais, também automatiza outros processos importantes como a logística e o controle de estoque.
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