Cobrar um cliente pode parecer simples até o momento em que você realmente precisa fazer isso — especialmente no WhatsApp, onde o tom da conversa pode ser facilmente mal interpretado. Afinal, ninguém quer parecer invasivo, agressivo ou inconveniente.
Por outro lado, deixar de cobrar compromete o fluxo de caixa, trava o crescimento do negócio e prejudica até a relação com o cliente.
Se você já se viu olhando para uma fatura vencida, com o dedo pairando sobre o botão “enviar mensagem”, sem saber exatamente o que escrever… você não está sozinho.
Por que muitas empresas optam por fazer cobranças por meio do WhatsApp?
Nos últimos anos, o WhatsApp se consolidou como o principal meio de comunicação entre empresas e clientes no Brasil.
Segundo pesquisas, 86% das empresas brasileiras utilizam o WhatsApp para se comunicar com clientes.
Isso acontece porque o aplicativo é prático, direto e acessível. Mas, justamente por ser um canal informal, muitas empresas ainda erram na abordagem — seja por parecerem agressivas demais, seja por serem genéricas e impessoais.
Na prática, percebemos que o segredo está na combinação entre clareza, empatia e objetividade.
A mensagem certa, no momento certo, pode até fortalecer o relacionamento com o cliente — mesmo em situações delicadas como a cobrança de valores em atraso.
A seguir, você verá 17 modelos de mensagens educadas para cobrar clientes pelo WhatsApp, divididos por situação e com explicações práticas sobre quando e como usá-los.
1 – Cobrança antecipada: lembrete antes do vencimento
Esse é um dos tipos de mensagem que mais evita problemas com inadimplência.
Ao lembrar o cliente com antecedência, você mostra organização e cuidado, sem parecer um cobrador.
Modelo:
Olá, [nome]! Passando para lembrar que o vencimento da sua fatura é no dia [data]. Já deixamos separado o link para pagamento, caso queira adiantar: [link]. Qualquer dúvida, estamos por aqui 😊
Com base na nossa experiência, podemos afirmar que esse tipo de lembrete reduz significativamente os atrasos — especialmente entre clientes que recebem muitas cobranças mensais (como escolas, academias ou serviços recorrentes).
Um erro comum que vemos é avisar somente no dia do vencimento, o que reduz o tempo de reação do cliente e aumenta o risco de esquecimento.
Evite usar palavras como “urgente” ou “atenção” nessa etapa.
O ideal é manter o tom amigável e leve — afinal, o vencimento ainda nem chegou.
Essa é uma ótima oportunidade para mostrar que sua empresa se antecipa e se preocupa com a organização do cliente.
2 – Cobrança no dia do vencimento
Aqui, o foco é lembrar o cliente com educação, reforçando o compromisso sem parecer impaciente.
Essa mensagem deve ser ainda mais direta, mas mantendo a cordialidade.
Modelo:
Olá, [nome]! Tudo certo? Hoje é o vencimento da sua fatura referente a [serviço/produto]. Segue novamente o link para facilitar: [link]. Caso já tenha feito o pagamento, por favor, desconsidere 😊
Esse tipo de mensagem funciona melhor quando o cliente já tem histórico de bons pagamentos.
Ao adicionar um “caso já tenha pago, desconsidere”, você evita constrangimentos caso o pagamento tenha sido feito em outro canal ou no mesmo dia. Isso demonstra respeito.
Além disso, manter uma linguagem próxima, com emojis discretos (como o sorriso no final), ajuda a humanizar a cobrança — principalmente em negócios locais ou de serviços contínuos. Isso faz diferença no relacionamento a longo prazo.
3 – Cobrança 1 a 3 dias após o vencimento
Essa é a zona delicada. Aqui, o atraso já começou, mas ainda é cedo para assumir má fé.
É preciso lembrar o cliente com firmeza, mas ainda de forma gentil.
Modelo:
Olá, [nome], tudo bem? Verificamos aqui que o pagamento da fatura com vencimento em [data] ainda não foi identificado. Pode nos confirmar se deu tudo certo por aí? Se precisar do link novamente, é só avisar. Estamos à disposição!
Muitas empresas, por receio de “pegar mal”, acabam não cobrando nesse momento — e isso só piora a inadimplência. O cliente pode esquecer, ou até achar que não há problema em atrasar. Por isso, ser claro e gentil ao mesmo tempo é essencial.
Um truque que aplicamos com sucesso é usar a expressão “verificamos que ainda não identificamos o pagamento” — isso tira o peso da culpa direta e abre espaço para o cliente responder sem se sentir pressionado.
Essa abordagem gera mais respostas e pagamentos espontâneos do que cobranças mais ríspidas.
4 – Cobrança após 7 dias de atraso
Quando o atraso ultrapassa uma semana, é hora de ser mais objetivo e demonstrar a seriedade da situação — mas sem perder a cordialidade.
Nessa fase, o ideal é combinar a mensagem com um sistema de controle (como o Notazz) para acompanhar o histórico do cliente.
Modelo:
Oi, [nome]. Esperamos que esteja tudo bem! Verificamos que a fatura de [valor], com vencimento em [data], ainda consta em aberto. Você consegue verificar para a gente, por gentileza? Podemos ajudar com algo?
Nesse tipo de situação, manter o tom compreensivo, mesmo após uma semana, pode fazer toda a diferença.
A ideia aqui é lembrar que você está disponível para negociar ou ajudar, sem perder a firmeza na mensagem.
5 – Cobrança com foco em facilitação de pagamento
Alguns clientes atrasam por não terem acesso fácil ao link ou boleto. Nesse caso, uma abordagem gentil e proativa pode desbloquear o pagamento sem atrito.
Modelo:
Oi, [nome]! Notei que a fatura de [data] ainda está em aberto e queria facilitar pra você. Aqui está o link de pagamento direto: [link]. Qualquer dúvida ou dificuldade, é só me chamar. Estamos aqui pra ajudar!
Na prática, percebemos que o simples ato de reenviar o link já resolve boa parte dos atrasos.
Um erro comum é esperar que o cliente vá até o site buscar o boleto — mas quanto menos passos, maior a chance de ele pagar.
Outro ponto: ao oferecer ajuda (“qualquer dúvida ou dificuldade, é só me chamar”), você cria um espaço de acolhimento, onde o cliente sente que pode conversar, renegociar ou pedir prazo. Isso é ouro em termos de relacionamento a longo prazo — e pode evitar cancelamentos futuros.
6 – Cobrança amigável com tom informal para clientes próximos
Quando o relacionamento é mais próximo — como em negócios locais ou prestadores de serviço autônomos — um tom mais informal e direto pode funcionar melhor que um modelo engessado.
Modelo:
Ei, [nome]! Tudo certinho por aí? Passando só pra lembrar daquela fatura que ficou pendente, vencida em [data]. Se já tiver pago, me dá um toque pra eu dar baixa aqui. Se precisar do link, te mando de novo rapidinho 👍
Um grande erro é aplicar a mesma linguagem pra todos os clientes.
Na nossa experiência, esse tipo de mensagem funciona muito melhor com quem já tem uma relação contínua com a empresa — como clientes recorrentes ou com quem você já trocou várias mensagens no WhatsApp.
Use emojis com moderação e evite “textões”. A informalidade precisa ser estratégica, não relaxada demais. O objetivo é manter leveza, mas com foco em resolver o atraso.
7 – Cobrança em tom mais direto, mas ainda cordial
Com o passar dos dias e ausência de resposta, é preciso intensificar a clareza da mensagem — ainda sem agressividade.
Modelo:
Olá, [nome]. Tudo bem? A fatura de [valor], com vencimento em [data], segue em aberto. É muito importante que regularize para mantermos os serviços ativos. Aqui está o link de pagamento: [link]. Podemos contar com você?
Esse modelo é ideal após 10 a 15 dias de atraso, especialmente se o cliente não responde às mensagens anteriores.
A frase “podemos contar com você?” provoca um senso de compromisso, sem parecer cobrança judicial.
Importante: se a cobrança envolver suspensão de serviço, comunique com clareza, mas sem ameaças.
E lembre-se de que o WhatsApp não é o canal para notificações legais — ele serve para recuperação amigável de crédito, e deve manter esse tom.
8 – Cobrança com proposta de renegociação
Se o cliente está inadimplente há muito tempo e você suspeita que não vai pagar por dificuldade financeira, oferecer alternativas pode reativar o vínculo e recuperar parte do valor.
Modelo:
Oi, [nome]! Sabemos que imprevistos acontecem. Por isso, gostaríamos de saber se podemos conversar sobre uma forma mais tranquila de acertar a fatura vencida em [data], no valor de [valor]. Podemos parcelar ou encontrar a melhor condição pra você. Nos avise por aqui 🙂
Esse tipo de mensagem mostra que sua empresa está disposta a ouvir, entender e adaptar.
Não significa ser permissivo — significa ser estratégico. Muitos clientes voltam a pagar justamente porque se sentiram respeitados.
9 – Cobrança de faturas acumuladas
Quando o cliente tem mais de uma fatura em aberto, é essencial organizar a comunicação e não sobrecarregá-lo com múltiplas mensagens soltas.
Modelo:
Olá, [nome]. Identificamos aqui que existem [número] faturas em aberto, totalizando R$ [valor]. Para facilitar, segue o link para pagamento total: [link]. Se quiser conversar sobre o parcelamento, estamos à disposição. Obrigado pela atenção!
Evite enviar uma mensagem para cada cobrança separadamente. Isso pode gerar confusão ou até ser interpretado como “pressão”.
Agrupar tudo em uma única mensagem organizada, com resumo claro e proposta de solução, é muito mais eficaz.
10 – Cobrança com aviso de impacto em serviço
Se houver impacto direto — como a suspensão de um serviço ou bloqueio de acesso — a mensagem deve avisar com transparência e respeito.
Modelo:
Olá, [nome]. Lamentamos informar que, por conta da fatura vencida em [data], os serviços poderão ser suspensos a partir de [data limite]. Ainda dá tempo de evitar a interrupção: segue o link para pagamento: [link]. Qualquer dúvida, fale com a gente.
Esse tipo de mensagem deve ser usado apenas quando já previsto no contrato e com base em critérios claros.
Nunca use esse tipo de cobrança sem embasamento legal. Também evite usar o WhatsApp para aplicar qualquer penalidade — ele deve ser o canal do aviso, não da execução.
Ser transparente aqui é uma forma de demonstrar profissionalismo e não de ameaçar.
O tom certo pode até ajudar o cliente a pagar mais rápido e manter o vínculo.
11 – Cobrança com reforço de relacionamento
Esse tipo de mensagem é útil quando você deseja relembrar a dívida sem prejudicar um bom relacionamento com o cliente — especialmente em negócios baseados em confiança e recorrência.
Modelo:
Oi, [nome]! Espero que esteja tudo bem por aí. Vi aqui que sua fatura de [data] continua em aberto. Caso tenha acontecido algum imprevisto, estamos abertos a conversar. Queremos muito manter nossa parceria de forma tranquila. Se precisar de ajuda, é só chamar 🙂
Essa abordagem funciona muito bem com clientes fiéis ou de contratos antigos.
Às vezes, o atraso não é financeiro, mas emocional — esquecimento, vergonha de dizer que não pode pagar agora, ou até um problema pessoal.
Mostrar empatia nesse momento pode ser a diferença entre perder um cliente ou manter uma relação de longo prazo.
Já vimos casos em que, ao adotar esse tipo de comunicação, a empresa conseguiu recuperar valores e ainda recebeu indicações de novos clientes.
12 – Cobrança com prova social (sem constranger)
Você pode reforçar a importância do pagamento com sutileza, mencionando que o processo é padrão para todos, sem destacar o atraso do cliente como algo pessoal.
Modelo:
Oi, [nome]! Seguindo nossa rotina de acompanhamento financeiro, notei que sua fatura vencida em [data] ainda está em aberto. Assim como fazemos com todos os clientes, estou passando aqui pra facilitar o pagamento: [link]. Precisa de algo? Conte comigo!
Essa é uma forma elegante de mostrar que você está apenas cumprindo um processo. Isso tira o peso emocional do cliente — algo que, em nossa experiência, costuma facilitar o retorno.
13 – Cobrança com proposta de quitação com desconto
Para clientes inadimplentes há mais tempo, oferecer um desconto para quitação à vista pode ser o incentivo que faltava.
Modelo:
Oi, [nome]. Diante do tempo de atraso da fatura de [valor], gostaríamos de oferecer uma condição especial para quitar o valor à vista com [X]% de desconto. Válido até [data]. Caso tenha interesse, é só responder aqui e combinamos os detalhes 🙂
Use esse tipo de abordagem com cuidado e somente após um período razoável de inadimplência (30 dias ou mais). Oferecer desconto cedo demais pode desvalorizar o seu serviço.
Na prática, já vimos muitos negócios que recuperam parte relevante de receitas perdidas com essa estratégia. É melhor receber um valor reduzido agora do que correr o risco de um calote completo.
14 – Cobrança combinada com proposta de parcelamento
Às vezes o problema do cliente é o valor total — nesse caso, oferecer parcelas com mensagem clara e empática pode destravar o pagamento.
Modelo:
Oi, [nome]! Sabemos que nem sempre é fácil quitar um valor maior de uma vez, por isso, queremos te oferecer uma opção de parcelamento para regularizar a fatura vencida em [data]. Podemos dividir em até [X] vezes sem juros. Topa conversar?
Essa abordagem funciona muito bem com MEIs, autônomos e pequenas empresas — que muitas vezes atrasam não por desorganização, mas por fluxo de caixa apertado.
Ao abrir a conversa com compreensão e sem julgamento, você cria espaço para negociação.
15 – Cobrança com reativação de cliente inativo
Clientes antigos que sumiram às vezes voltam a comprar depois de uma boa abordagem de cobrança. Use esse momento para abrir diálogo.
Modelo:
Oi, [nome]! Tudo bem por aí? Percebi que temos uma fatura pendente aqui desde [data] e fiquei pensando se conseguimos reativar nossa parceria. Se quiser conversar sobre como resolver isso da melhor forma, estou por aqui. Sentimos sua falta!
Muitas empresas tratam inadimplência como “fim da linha” com o cliente. Mas, com esse tipo de mensagem, já tivemos casos em que o cliente voltou, pagou e ainda pediu um novo orçamento.
O segredo está no tom: essa é uma cobrança com viés de reconexão.
Demonstre que a relação ainda é importante para a empresa. Às vezes, só isso já reativa a confiança.
16 – Cobrança com foco em próximos passos (evitando bloqueios)
Se sua empresa depende do pagamento para liberar uma nova etapa (como entrega de um serviço ou emissão de documento), deixe isso claro de forma educada.
Modelo:
Olá, [nome]! Verifiquei aqui que o pagamento da fatura referente ao serviço [nome] ainda não foi identificado. Assim que for regularizado, daremos sequência à próxima etapa. Qualquer dúvida, pode chamar por aqui!
Esse modelo é ótimo para mostrar que há uma condição prática para o andamento do processo. Isso é diferente de ameaça — é uma informação objetiva e necessária.
Clientes geralmente respeitam mais quando entendem que há lógica no processo. Você evita “desculpas” e dá clareza sobre o que está travado.
17 – Cobrança final antes de medidas formais
Esse é o último recurso antes de enviar para negativação ou medidas judiciais. A linguagem deve ser firme, mas ainda respeitosa.
Modelo:
Prezado(a) [nome], até o momento, não identificamos o pagamento da fatura vencida em [data]. Informamos que, caso não haja regularização até [data], a situação poderá ser encaminhada ao setor responsável para análise de medidas cabíveis. Caso precise de suporte, estamos disponíveis.
Essa mensagem deve ser usada com critério. Se a empresa não tiver uma política clara de cobrança ou não cumprir o que afirma, isso pode gerar problemas.
Evite aplicar esse modelo no WhatsApp se a cobrança envolver contratos mais complexos.
Para isso, é preferível enviar por e-mail ou carta formal. Ainda assim, pode ser útil como último lembrete.
Considerações finais
Como vimos, cobrar não é só uma questão financeira — é uma habilidade de comunicação.
A forma como você aborda o cliente faz toda a diferença no resultado.
Na prática, empresas que adotam um modelo humano, organizado e empático têm inadimplência mais baixa e relacionamentos mais duradouros.
Cobrar com educação é mais que uma boa prática — é uma vantagem competitiva.
Ah, e se você quiser facilitar e agilizar o processo de cobrança e emissão de notas fiscais para os seus clientes, conte com o Notazz.
