Implementar a emissão automática de Notas Fiscais é algo que pode trazer inúmeros benefícios para uma empresa.
Porém, muitos empreendedores podem ter dúvidas sobre como automatizar o processo de emissão de documentos fiscais.
Se esse é o seu caso, fique tranquilo, porque hoje vamos mostrar passo a passo como realizar esse processo de forma rápida e descomplicada.
Além disso, você vai descobrir quais os principais benefícios que o processo de automatização de documentos fiscais pode proporcionar à sua empresa.
Continue a leitura para entender como funciona.
Os benefícios de automatizar o processo de emissão de Notas Fiscais
O processo de emissão de Notas Fiscais, apesar de simples, pode ser extremamente trabalhoso e demorado dependendo da quantidade de notas que a empresa precisa emitir diariamente.
Em alguns casos, pode ser necessário até mesmo contratar colaboradores extras para que a empresa consiga lidar com o grande volume de documentos fiscais que precisa emitir.
E nos casos em que o empreendedor trabalha sozinho, a situação pode se tornar ainda mais complicada, porque ele precisará gastar muito tempo com burocracias fiscais, deixando de lado aquilo que realmente importa para o sucesso do seu negócio.
Nesse sentido, implementar a emissão automática de Notas Fiscais pode ser uma maneira eficaz de otimizar a gestão do negócio e economizar recursos que poderiam ser melhor aplicados em outras áreas da empresa.
Ainda não está convencido(a)?
Confira os principais benefícios proporcionados pela automatização do processo de emissão de Notas Fiscais!
1 – Redução de erros
A emissão manual de Notas Fiscais está sempre sujeita a erros, ainda mais quando uma pessoa precisa emitir dezenas ou até centenas de notas por dia.
Os erros na emissão de notas são um problema bastante sério que pode resultar em penalidades, multas, retrabalho e outras complicações.
Ao emitir as notas automaticamente, sua empresa não terá mais esse tipo de problema, visto que os valores são preenchidos corretamente na hora da operação com base no que foi configurado previamente no emissor.
2 – Otimização de processos
Emitir as Notas Fiscais automaticamente é uma maneira muito interessante de otimizar os processos do seu negócio.
Isso porque a emissão acontece na hora da venda ou da prestação do serviço, agilizando todo o processo de faturamento e expedição, por exemplo.
Além disso, como os softwares de emissão são integrados com as secretarias de fazenda estaduais e municipais, o processo de validação e liberação das notas acontece de forma otimizada, tornando sua operação muito mais eficiente e ágil.
3 – Melhor aproveitamento dos recursos
Ao automatizar o processo de emissão de Notas Fiscais, a empresa pode aproveitar melhor seus recursos.
Por exemplo, funcionários que antes dedicavam seu tempo exclusivamente à emissão de notas, com a automatização podem se dedicar a outras funções na empresa.
Isso não apenas reduz os custos com o faturamento, mas também ajuda a empresa a alocar recursos no que realmente importa para o sucesso do negócio.
4 – Armazenamento seguro dos documentos fiscais
Um ponto muito interessante da automatização do processo de emissão de Notas Fiscais diz respeito ao armazenamento seguro dos documentos.
As soluções de emissão automática de Notas Fiscais (como o Notazz) armazenam todos os documentos em nuvem.
Isso é muito interessante, já que a empresa poderá acessar seus documentos fiscais sempre que necessário, e conseguirá cumprir muito facilmente os prazos de guarda estabelecidos pela legislação.
5 – Integração facilitada com outros sistemas
Os softwares de emissão automática de Nota Fiscal proporcionam à integração com diversos sistemas.
Por exemplo, eles podem ser integrados a plataformas de vendas, sistemas corporativos, de gestão de estoque e financeiro.
Esse tipo de integração otimiza o fluxo de informações dentro da empresa e evita problemas como a falta de emissão de documentos fiscais, o que pode acontecer facilmente quando a emissão é feita de forma manual.
6 – Economia de recursos financeiros
Emitir Notas Fiscais automaticamente é algo que pode ajudar sua empresa a economizar muito dinheiro.
Afinal, como já foi frisado, esse tipo de automatização evita erros humanos que poderiam resultar em retrabalho, multas e problemas com o fisco.
Por isso, se você deseja reduzir custos operacionais, pense seriamente em automatizar o processo de emissão de Notas Fiscais.
7 – Conformidade fiscal
A legislação tributária muda constantemente, o que torna muito difícil para as empresas manterem a conformidade fiscal — lembrando que a falta de conformidade fiscal pode resultar em multas altíssimas e em diversas outras penalidades.
Diante desse cenário, contar com um sistema que se atualiza automaticamente é uma maneira inteligente e estratégica de manter a conformidade fiscal e evitar problemas com o fisco.
Quando você deve pensar em automatizar a emissão de Notas Fiscais?
Existem algumas situações nas empresas que demonstram claramente que chegou o momento de automatizar a emissão das Notas Fiscais.
Então, se você ainda está em dúvida sobre o melhor momento para contratar um emissor automático de Notas Fiscais, considere as situações abaixo:
- Sua empresa precisa emitir mais do que 7 Notas Fiscais por dia;
- O processo de emissão das notas está ficando mais complexo e demorado;
- Seus clientes estão reclamando por causa da demora em receber os documentos fiscais;
- Você precisou contratar um funcionário exclusivamente para emitir as notas;
- O processo de emissão de notas está muito confuso; inclusive, já aconteceu de gerar notas em duplicidade ou de não gerar nenhuma nota;
- Sua empresa já enfrentou problemas fiscais por causa da dinâmica da emissão de notas;
- Você já recebeu alertas de sua contabilidade sobre divergências relacionadas a Notas Fiscais;
- Você está enfrentando dificuldades para gerenciar suas notas no ambiente dos meios de pagamento utilizados.
Se você se identificou com alguma das situações acima, é um sinal de que o seu negócio cresceu e que faz sentido automatizar o processo de emissão de Notas Fiscais de sua empresa.
Como emitir Nota Fiscal automaticamente: guia passo a passo
Agora que você já conhece os potenciais benefícios que a emissão automática de Notas Fiscais pode proporcionar ao seu negócio, e que já sabe qual o melhor momento para automatizar esse tipo de processo, chegou a hora de entender exatamente como emitir Nota Fiscal de forma automática.
1 – Escolha o software mais adequado ao seu modelo de negócio
O primeiro passo para automatizar o processo de emissão de Notas Fiscais é realmente fazer uma pesquisa minuciosa e escolher aquele software que seja mais adequado às especificidades do seu negócio.
Ao escolher um software, atente-se para elementos importantes, como a conformidade com a legislação tributária vigente, por exemplo.
Além disso, escolha uma ferramenta que já tenha integração ou que se integre facilmente com as plataformas, meios de pagamento e sistemas que você já utiliza ou que pretende utilizar.
2 – Assine a ferramenta e fique atento ao processo de implantação
Quando escolher a ferramenta mais adequada às demandas do seu negócio, basta selecionar um plano e assiná-lo.
Dependendo do sistema que você contratar, pode ser necessário passar por um processo de implantação.
Durante o processo de implantação, a equipe responsável pela ferramenta explicará como ela funciona, realizará as configurações necessárias ao seu perfeito funcionamento e esclarecerá eventuais dúvidas.
Vamos citar como exemplo a contratação da nossa solução, o Notazz.
Quando um cliente contrata o Notazz, nosso time de implantação entra em contato com ele em até 24 horas para realizar a configuração do sistema de acordo com suas necessidades.
Esse processo de implantação é bem rápido, proporcionando ao cliente segurança e agilidade para a emissão automática de seus documentos fiscais.
3 – Adquira um Certificado Digital
Se a sua empresa não possui Certificado Digital, vai precisar adquirir um.
Para emitir automaticamente as Notas Fiscais, o software de emissão precisa do Certificado Digital para conseguir validar e emitir as notas junto às Secretarias de Fazenda.
Mas não se preocupe, porque durante a implantação, o time responsável pelo processo explica todos os detalhes a respeito do Certificado Digital, além de te ajudar a integrá-lo ao sistema.
4 – Integre o emissor com seus outros sistemas
Se você utiliza plataformas de vendas, sistemas de pagamento ou outros softwares em sua operação, precisará integrar o emissor de Notas Fiscais com essas soluções.
No caso aqui do Notazz, nosso time de implantação te ajuda com todo esse processo, evitando erros que poderiam gerar problemas na emissão dos documentos fiscais.
5 – Treine seus colaboradores
Uma vez finalizado o processo de implantação, é importante que você treine seus colaboradores para que eles consigam utilizar a solução de maneira correta.
Aqui no Notazz temos a nossa Base de Conhecimento, onde os seus colaboradores podem aprender tudo a respeito das funcionalidades da nossa solução.
Além disso, contamos com um time de suporte especializado para esclarecer dúvidas e auxiliar na resolução de eventuais problemas.
6 – Emita automaticamente suas Notas Fiscais
Depois de tudo pronto, o sistema começará a emitir as Notas Fiscais automaticamente.
Como todas as plataformas e sistemas que sua empresa utiliza foram integrados ao emissor, ele identificará que houve uma venda ou prestação de serviço e emitirá a nota correspondente.
Para evitar problemas futuros, não se esqueça de conferir se as notas estão sendo geradas corretamente e se a emissão foi autorizada pela SEFAZ.
Venha para o Notazz e automatize a emissão de suas Notas Fiscais!
Agora que você já sabe como emitir Nota Fiscal automaticamente e quais benefícios isso pode proporcionar ao seu negócio, chegou o momento de escolher o melhor sistema para cuidar da emissão de notas da sua empresa.
O Notazz é um emissor poderoso que automatiza o processo de emissão de Notas Fiscais.
Nossa solução inovadora, além de emitir as notas automaticamente, armazena os documentos em nuvem, envia a NF ao comprador, integra-se às principais logísticas do mercado, faz rastreio de mercadorias, possui relatórios detalhados, dentre muitas outras funções.
Com o Notazz você terá tranquilidade e segurança para focar no que realmente importa: encantar seus clientes e levar o seu negócio para o próximo nível.
Quer saber mais? Entre em contato com um de nossos especialistas.
