A inadimplência é um desafio enfrentado por empresas de todos os tamanhos e segmentos.
Recuperar dívidas de forma eficiente, sem comprometer o relacionamento com o cliente, exige uma abordagem estratégica e cuidadosa.
Entre as ferramentas mais eficazes para alcançar esse objetivo, as mensagens de cobrança se destacam como uma solução prática e acessível.
No entanto, elaborar mensagens que sejam claras, respeitosas e persuasivas é uma arte que merece atenção especial.
Neste artigo, nós aqui da Notazz compartilhamos com você os melhores modelos de mensagens de cobranças para clientes em atraso.
Também apresentamos algumas dicas sobre como adaptá-los ao perfil de seus clientes.
Além disso, compartilhamos boas práticas para maximizar a taxa de recuperação de dívidas, preservando a satisfação do seu cliente.
A importância de uma boa abordagem nas cobranças
Antes de mergulharmos nos modelos de mensagens, é essencial entender o impacto de uma abordagem apropriada.
Uma comunicação mal planejada pode gerar insatisfação, prejudicar a reputação da sua empresa e até mesmo resultar na perda definitiva do cliente inadimplente.
Por outro lado, mensagens de cobrança bem estruturadas ajudam a:
1 – Reforçar o compromisso do cliente com suas obrigações financeiras.
2 – Evitar mal-entendidos sobre prazos e valores em aberto.
3 – Manter um tom profissional e empático, fortalecendo o relacionamento com o cliente.
Para isso, é importante encontrar um equilíbrio entre a assertividade e a cordialidade, o que nem sempre é fácil, mas necessário.
- Leitura Interessante: 27 modelos de mensagens de agradecimento ao cliente
Os 10 melhores modelos de mensagens de cobranças para clientes em atraso
Agora que você já sabe a importância de adotar uma abordagem adequada nas cobranças dos clientes inadimplentes, chegou o momento de conferir os melhores modelos de mensagens de cobranças.
Vamos lá?
Modelo 1: Lembrete amigável antes do vencimento
Este modelo é ideal para evitar atrasos. Ele atua de forma preventiva, lembrando o cliente sobre a data de vencimento da fatura ou parcela.
Assunto: Lembrete: Seu pagamento vence em breve
Olá, [Nome do Cliente],
Esperamos que você esteja bem! Estamos passando para lembrar que o vencimento da sua [fatura/parcela] é no dia [data]. Para facilitar, você pode realizar o pagamento pelo link abaixo:
[Link para pagamento]
Caso já tenha efetuado o pagamento, desconsidere esta mensagem. Qualquer dúvida, estamos à disposição para ajudá-lo.
Atenciosamente,
[Nome da Empresa]
Modelo 2: Aviso de atraso (1 a 7 dias)
Caso o cliente já esteja em atraso, a abordagem deve ser gentil, pois pode se tratar de um esquecimento. Este modelo é amigável e direto.
Assunto: Aviso: pagamento em atraso
Olá, [Nome do Cliente],
Notamos que o pagamento referente à [fatura/parcela] com vencimento em [data] ainda não foi realizado. Sabemos que imprevistos acontecem, por isso estamos aqui para ajudar.
Para regularizar, basta acessar o link abaixo:
[Link para pagamento]Se já efetuou o pagamento, pedimos que nos envie o comprovante para que possamos atualizar o sistema. Qualquer dúvida, é só entrar em contato conosco.
Agradecemos pela atenção!
Atenciosamente,
[Nome da Empresa]
Modelo 3: Lembrete intermediário (7 a 15 dias de atraso)
Se o atraso persistir, é hora de reforçar a comunicação, mantendo o tom profissional e cordial.
Nesta etapa, a mensagem pode incluir as possíveis consequências do não pagamento, mas de forma educada.
Assunto: Regularização pendente – precisamos de sua atenção
Olá, [Nome do Cliente],
Estamos entrando em contato para lembrar que o pagamento da [fatura/parcela], com vencimento em [data], ainda está em aberto. Até o momento, não identificamos o pagamento em nosso sistema.
Evite possíveis inconvenientes, como a suspensão do serviço ou encargos adicionais, regularizando sua pendência o mais breve possível. Segue abaixo o link para pagamento:
[Link para pagamento]
Caso já tenha realizado o pagamento, pedimos que nos informe pelo e-mail [e-mail da empresa] ou pelo WhatsApp [número de contato]. Estamos aqui para ajudar com quaisquer dúvidas.
Agradecemos pela atenção e contamos com sua colaboração!
Atenciosamente,
[Nome da Empresa]
Modelo 4: Comunicação formal (30 dias ou mais de atraso)
Quando o atraso ultrapassa 30 dias, é necessário intensificar a comunicação.
Nesse caso, a mensagem deve ser mais formal e incluir informações sobre as próximas etapas em caso de inadimplência contínua.
Assunto: Aviso importante: regularização urgente necessária
Prezado(a) [Nome do Cliente],
Até o momento, não identificamos o pagamento da [fatura/parcela] com vencimento em [data], totalizando [valor da dívida]. Estamos notificando que, caso o pagamento não seja realizado até [nova data limite], poderemos tomar medidas como [suspensão de serviços/encaminhamento para setor de cobrança].
Para regularizar, acesse o link abaixo ou entre em contato conosco:
[Link para pagamento]
Caso já tenha resolvido esta pendência, pedimos que desconsidere esta mensagem e nos envie o comprovante de pagamento para atualização de nosso sistema.
Estamos à disposição para auxiliá-lo(a) e esperamos resolver esta situação em breve.
Atenciosamente,
[Nome da Empresa]
Modelo 5: Proposta de negociação
Para casos em que o cliente se encontra em dificuldades financeiras, oferecer alternativas pode ser uma estratégia eficiente.
Este modelo propõe uma negociação de prazos ou descontos.
Assunto: Estamos aqui para ajudar: proposta de negociação
Olá, [Nome do Cliente],
Sabemos que imprevistos podem acontecer, e entendemos que pode ser difícil manter as contas em dia. Queremos oferecer uma solução para ajudá-lo a regularizar sua pendência conosco.
Atualmente, o saldo em aberto é de [valor]. Estamos dispostos a discutir opções de parcelamento ou até mesmo descontos para quitação à vista. Caso tenha interesse, entre em contato conosco pelo e-mail [e-mail da empresa] ou pelo WhatsApp [número de contato].
Nosso objetivo é encontrar uma solução que atenda às suas necessidades. Não hesite em nos procurar para conversarmos sobre as alternativas disponíveis.
Aguardamos seu retorno.
Atenciosamente,
[Nome da Empresa]
Modelo 6: Cobrança pós-negociação (prazo de pagamento acordado não cumprido)
Este modelo é utilizado quando o cliente já negociou o pagamento, mas não cumpriu o acordo.
Assunto: Lembrete: prazo de pagamento negociado expirado
Olá, [Nome do Cliente],
Estamos entrando em contato para lembrar que o prazo acordado para a regularização da sua pendência expirou no dia [data]. Até o momento, não identificamos o pagamento em nosso sistema.
Queremos reforçar nossa disposição para ajudar a resolver essa situação. Por favor, entre em contato conosco para confirmar a realização do pagamento ou, caso necessário, renegociar as condições. Segue o link para pagamento:
[Link para pagamento]
Estamos aqui para ajudá-lo(a) da melhor forma possível. Contamos com sua colaboração para solucionar essa questão!
Atenciosamente,
[Nome da Empresa]
Modelo 7: Comunicação em tom mais assertivo (para atrasos acima de 60 dias)
Esse modelo é indicado para casos em que a situação já está mais avançada e requer uma abordagem mais firme.
Assunto: Pendência financeira – ação necessária imediatamente
Prezado(a) [Nome do Cliente],
Até o momento, identificamos que o pagamento referente à [fatura/parcela] com vencimento em [data] permanece em aberto, totalizando [valor da dívida]. Este é nosso último contato antes de tomarmos medidas administrativas e legais para a recuperação do crédito.
Para evitar essas ações, pedimos que regularize sua pendência até [data limite] através do link abaixo:
[Link para pagamento]
Caso precise de suporte ou tenha dúvidas, nossa equipe está disponível para auxiliá-lo. Esperamos resolver esta situação de maneira amigável.
Atenciosamente,
[Nome da Empresa]
Modelo 8: Oferecendo desconto como incentivo à quitação
Este modelo é ideal para estimular o cliente a quitar a dívida, oferecendo vantagens como desconto para pagamento à vista.
Assunto: Oferta especial para quitação de sua pendência
Olá, [Nome do Cliente],
Temos uma ótima notícia para você! Estamos oferecendo um desconto especial para a quitação de sua pendência financeira. Regularize o valor total de [valor original] por apenas [valor com desconto] até [data].
Para aproveitar esta oportunidade, basta realizar o pagamento pelo link abaixo:
[Link para pagamento]
Esta é uma chance única de resolver sua pendência com vantagens exclusivas. Entre em contato conosco caso tenha dúvidas ou precise de assistência.
Atenciosamente,
[Nome da Empresa]
Modelo 9: Mensagem para clientes corporativos (B2B)
Para empresas que atendem outros negócios, o tom deve ser ainda mais profissional e direto.
Assunto: Aviso importante: pendência em aberto
Prezado(a) [Nome do Cliente ou Nome da Empresa],
Verificamos que o pagamento da [fatura/parcela], com vencimento em [data], ainda não foi realizado. O valor total pendente é de [valor].
Para evitar interrupções em nossos serviços ou impacto em sua conta, solicitamos a regularização até [data limite]. Abaixo, seguem as informações para pagamento:
[Incluir dados para pagamento, como link, boleto ou conta bancária]
Caso já tenha realizado o pagamento, pedimos que nos envie o comprovante para atualização de nossos registros. Estamos à disposição para esclarecimentos através do telefone [número] ou e-mail [e-mail].
Agradecemos pela atenção.
Atenciosamente,
[Nome da Empresa]
Modelo 10: Última tentativa antes de medidas legais
Esse modelo é utilizado como último recurso, alertando sobre possíveis ações judiciais, mas ainda mantendo um tom profissional.
Assunto: Último aviso: regularização urgente necessária
Prezado(a) [Nome do Cliente],
Este é nosso último aviso formal sobre a pendência financeira referente à [fatura/parcela] vencida em [data]. O valor total devido é de [valor], e até o momento não recebemos a regularização.
Informamos que, caso não seja feito o pagamento até [data final], seremos obrigados a encaminhar o caso para cobrança judicial ou outros procedimentos cabíveis.
Para evitar essas medidas, pedimos que realize o pagamento pelo link abaixo:
[Link para pagamento]
Caso já tenha resolvido a situação, solicitamos que nos envie o comprovante de pagamento. Estamos disponíveis para quaisquer dúvidas ou esclarecimentos.
Atenciosamente,
[Nome da Empresa]
Boas práticas ao elaborar mensagens de cobrança
Para garantir que as mensagens de cobrança sejam eficazes, siga as dicas elencadas abaixo:
1 – Seja educado e respeitoso: evite um tom acusatório ou ameaçador. A cordialidade é essencial para preservar o relacionamento com o cliente.
2 – Seja claro e objetivo: informe exatamente o que está em atraso, o valor, a data de vencimento e as instruções para regularização.
3 – Use múltiplos canais: combine e-mails, SMS e WhatsApp para aumentar as chances de que a mensagem seja visualizada pelo cliente.
4 – Personalize a comunicação: utilize o nome do cliente e detalhes específicos da dívida para tornar a mensagem mais pessoal.
5 – Ofereça soluções: sempre inclua alternativas para pagamento ou negociação, demonstrando flexibilidade.
6 – Evite mensagens excessivas: o excesso de cobranças pode ser percebido como assédio. Portanto, defina um cronograma claro para os envios. Assim você evita problemas e não estressa o cliente.
Considerações finais
As mensagens de cobrança são uma ferramenta indispensável para a recuperação de dívidas, mas precisam ser utilizadas com estratégia e empatia.
Adotar modelos bem estruturados e boas práticas de comunicação pode aumentar a eficiência da cobrança e também preservar a satisfação e a fidelidade dos clientes.
Lembre-se de adaptar os modelos apresentados ao perfil de seus clientes e às especificidades do seu negócio.
Assim, você terá mais chances de resolver as pendências de forma rápida e amigável, contribuindo para a saúde financeira da sua empresa.
