Quem trabalha diretamente com a emissão de documentos fiscais pode se deparar com diversos erros e problemas, e um deles é a Nota Fiscal denegada pela SEFAZ.
Mas o que significa NF-e denegada?
Se você deseja saber o que é isso e como resolver esse problema, continue lendo com bastante atenção.
Porque, neste artigo, nós vamos explorar esse assunto e mostrar o que você deve fazer quando se deparar com esse tipo de situação.
Mas afinal, o que é uma Nota Fiscal denegada pela SEFAZ?
Uma NF-e denegada pela SEFAZ é um documento fiscal que é emitido, porém, devido a irregularidades encontradas nas informações referentes ao emitente ou ao destinatário, a Secretaria de Fazenda impede que sua numeração seja utilizada.
A grande questão da nota denegada é que você só descobre o problema depois que tenta solicitar a autorização do documento junto à SEFAZ.
Ou seja, o problema surge depois que você já digitou toda a nota e, ao emiti-la, recebe a notificação da SEFAZ de que ela foi denegada.
Infelizmente a denegação é o status final do documento. Portanto, você não pode fazer mais nada com essa nota.
Inclusive, a numeração da nota nem pode ser mais utilizada, já que ela passou por todo o processo de registro de dados perante a Secretaria de Fazenda.
Contudo, apesar de ser um documento sem valor fiscal, é essencial que você guarde essa nota por pelo menos cinco anos (conforme a legislação), já que ela pode ser solicitada pelo fisco durante esse período.
Em quais situações uma Nota Fiscal pode ser denegada?
Normalmente uma NF-e é denegada quando uma empresa tenta emitir um documento fiscal contra outra empresa que está com sua Inscrição Estadual suspensa, cancelada, baixada ou em processo de baixa.
O mesmo pode acontecer quando a empresa emitente está com pendências junto à SEFAZ.
Para ter clareza sobre os motivos pelos quais uma NF-e foi denegada, é preciso ficar atento(a) à mensagem retornada pela SEFAZ, porque ela indica se as irregularidades foram encontradas na IE da empresa emitente ou da empresa destinatária.
No entanto, é preciso ter ciência de que os estados podem estabelecer critérios diferentes quando o assunto é irregularidades (ver Ajuste SINIEF 07/2005).
Por isso, para evitar enganos, é sempre prudente entrar em contato com a SEFAZ do seu estado, ou do estado do destinatário da nota, para saber com exatidão quais são os critérios adotados pela respectiva Secretaria.
E um fato interessante sobre a denegação da NF-e é que ela pode ocorrer independentemente de a empresa destinatária da nota estar sediada no estado da emitente ou não.
O que fazer quando uma Nota Fiscal é denegada?
Uma Nota Fiscal pode ser denegada por quatro motivos, sendo que cada um dos motivos é identificado com um código.
Confira na tabela abaixo os códigos e a descrição dos motivos:
| Código de Denegação NF-e | Motivos da Denegação |
| 301 | Uso Denegado: Irregularidade fiscal do emitente |
| 302 | Uso Denegado: Irregularidade fiscal do destinatário |
| 303 | Uso Denegado: Destinatário não habilitado a operar na UF |
| 205 | NF-e está denegada na base de dados da SEFAZ |
Uma vez identificado o motivo da denegação, é hora de tomar as providências necessárias.
No caso do código 301, ou seja, quando a denegação ocorre devido a irregularidades fiscais do emitente, a empresa que está tentando emitir a nota precisa entrar em contato com a SEFAZ de seu estado para regularizar sua situação e reativar sua Inscrição Estadual.
Em situações em que a denegação ocorre por causa de irregularidades na Inscrição Estadual do destinatário (código 302), a empresa emitente precisa entrar em contato com a empresa destinatária e informar a situação, para que ela tome as devidas providências junto ao posto fiscal de seu domicílio tributário.
Na hipótese do código 303, a empresa emitente deve verificar se as informações do destinatário estão corretas em seu sistema. Se estiver tudo correto, é preciso entrar em contato com o destinatário da nota para que ele tome as providências necessárias junto à SEFAZ.
Dica: Algumas atitudes podem evitar que uma nota seja denegada.
Por exemplo, antes de emitir a nota você pode verificar no SINTEGRA se a empresa destinatária está regular perante a SEFAZ.
É muito simples fazer essa verificação, basta acessar o site do SINTEGRA, selecionar o estado da empresa, preencher o CNPJ e mandar consultar.
Se durante essa consulta você identificar alguma pendência, basta entrar em contato com a empresa destinatária e informar a situação.
Uma outra situação que pode levar à denegação é quando uma empresa tenta emitir uma nota com a mesma numeração de outra NF-e que está denegada —nessa situação o código de denegação será o 205.
Nesse caso, a nota pode ser denegada mesmo que não haja irregularidades nas Inscrições Estaduais dos envolvidos na operação.
Para corrigir esse problema, basta emitir a nota com o número seguinte. Ou seja, se a nota denegada era a 307, para que não ocorra a denegação, a próxima nota deve ser a 308.
Qual a diferença entre NF-e denegada e NF-e rejeitada?
É comum as pessoas confundirem a Nota Fiscal denegada com a Nota Fiscal rejeitada.
Então, para evitar problemas na gestão do seu negócio, é importante que você saiba diferenciá-las com precisão.
Como já frisamos anteriormente, a denegação de uma NF-e acontece quando existe alguma irregularidade na IE do emitente ou do destinatário do documento.
Por outro lado, uma nota é rejeitada quando o emitente comete algum erro, sendo os mais comuns os erros relacionados ao cadastro da empresa destinatária, à falta de Certificado Digital para emissão de NF-e eletrônica, erros nos detalhes dos produtos ou na tributação.
Uma grande diferença entre a NF-e denegada e a NF-e rejeitada diz respeito ao fato de que a nota rejeitada não passa pelo processo de registro de dados da SEFAZ. Assim, seu número pode ser utilizado normalmente, o que não acontece no caso da nota denegada.
E então, conseguimos esclarecer suas dúvidas?
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